arcusoft ist persönlich
„Ich habe mir mehrere Dokumentenmanagement Systeme angeschaut. Dokubit hat sofort überzeugt. Mir gefiel, dass in Dortmund entwickelt wird und man auch dort einen persönlichen Ansprechpartner hat. Das hat man heutzutage nicht mehr all zu oft. Mich begeistert, dass DokuBit so einfach von jedem Arbeitsplatz aus zu benutzen ist.“
Oliver ten Eiken
Wissler & Rademacher GmbH
Velbert
Einfache Anbindung an bestehende Systeme
„Viele unserer Programme, wie z.B. unser ERP-System sind an Dokubit angebunden. Selbst die Integration unserer Datenbank war kein Problem.“
Werner Gauterin
Deutsche Gesellschaft
für Qualtiät e.V.
Frankfurt
DokuBit - Das Basis Modul: Archiv, DMS und Workflow
Komfortable Suche und 100%ige Wiederauffindbarkeit
Die Suche in Ihrem Dokumenten-Archiv soll nicht nur einfach, sondern auch genau und treffsicher sein. DokuBit stellt sicher, dass Ihre abgelegten Dokumente auch tatsächlich wiedergefunden werden.
Durch Suche in Ordnern und Registern
Sie können per Mausklick in Ihrer Baumstruktur in Archiven, Ordnern und Mappen nach einem Dokument suchen, indem Sie den digitalen Ordner öffnen und per Mausklick in den Registern blättern, bis das gewünschte Dokument gefunden ist.
Durch gezielte Suche nach Begriffen
Die zur Verfügung stehenden Felder und Suchkriterien ermöglichen Ihnen neben einer gezielten Suche nach Begriffen auch eine Abfrage in bestimmten Bereichen wie Zeiträumen. So können Sie eine bestimmte Rechnung zum Beispiel nicht nur mit Hilfe der Rechnungsnummer, sondern auch mit der Eingrenzung des Rechnungsdatums auf einen bestimmten Zeitraum suchen.
Durch Suche nach Teilbegriffen
Haben Sie für Ihre Suche nach einem Kunden nur unvollständige Informationen, zum Beispiel einen Teil des Namens oder den Sitz der Firma zur Verfügung oder ist Ihnen die korrekte Schreibweise nicht bekannt, so können Sie die Ihnen bekannten Wortfragmente in die jeweiligen Suchfelder eingeben und DokuBit liefert Ihnen eine Trefferliste aller Dokumente, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Sie können Platzhalter an jeder Stelle eines Suchbegriffs verwenden.
Durch Volltextsuche
Die Volltextsuche erlaubt es Ihnen, den gesamten Inhalt Ihrer abgelegten Dokumente zu durchsuchen. Diese Funktionalität erweist sich bei dem Durchforsten von archivierten Artikeln aus Fachzeitschriften oder Normen als besonders wertvoll. Sie geben einfach einen oder mehrere Begriffe oder Wortfragmente ein und DokuBit liefert Ihnen alle Dokumente, die den Begriff enthalten. Sie können die Volltextsuche auch mit der Suche in den strukturierten Schlagworten verbinden.
Durch Vorschau und Trefferlisten
Als Ergebnis Ihrer Suche erhalten Sie Trefferlisten, die Sie entweder sortieren, exportieren oder in einer Tabellenkalkulation bearbeiten können. Darüber hinaus können Sie sich Dokumente im Vollbild, in einer Miniaturansicht, vergrößert, als Ausschnitt oder gedreht anzeigen lassen. Sie navigieren einfach und schnell per Maus oder Tastatur durch das Suchergebnis.
Durch Exportieren von Daten auf externe Medien
Finden Sie die gewünschten Dokumente mit einer der oben beschriebenen Such-Optionen und exportieren Sie in einfachen Schritten die entsprechenden Dokumente in ein externes Archiv auf WORM, CD oder DVD. So steht Ihnen ein Teil Ihres Archivs auch offline oder zur Weitergabe an Dritte zur Verfügung.
Automatischer Dokumentenimport
Bereits im Standard können Dokumente automatisch aus einer Verzeichnisstruktur Ihres Fileservers importiert werden. Dabei werden sowohl die Verzeichnisstrukturen als auch die Dateinamen automatisch für die Verschlagwortung übernommen. Dieser Vorgang kann einmalig oder permanent ablaufen.
Integration der DokuBit Such- und Scan-Funktion in Ihre Software
Beispiel: Einbindung in Ihr ERP-System
Durch die Universalschnittstelle DokuBit Link ist eine Implementierung der DokuBit Suchfunktion in Ihre Branchensoftware (ERP, PPS, Waren-wirtschaft, FIBU) sehr einfach möglich. Mit einem Mausklick direkt aus der Auftragsbearbeitung des ERP-Systems werden alle Dokumente zu einem Auftrag gefunden und angezeigt.
Die DokuBit Scan-Funktion lässt sich genauso leicht einbinden. So ermöglicht Ihnen DokuBit komfortables Arbeiten ohne aufwändiges Wechseln zwischen Programmen.
Optische Bildoptimierung
Die in moderne Scanner integrierten Bildverbesserungsoptionen arbeiten automatisch. in DokuBit stehen Ihnen ein Reihe weiterer Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Dokumente nachträglich optisch aufzubereiten.
Manchmal ist es notwendig, die Qualität schlechter Vorlagen im Nachhinein zu optimieren. Beispielsweise, um Kassenbelege oder Lieferscheindurchschläge besser lesen zu können. Gleiches gilt für zu dunkel eingescannte Vorlagen. DokuBit bietet Werkzeuge, um scheinbar verborgene Informationen wieder sichbar zu machen.
Wurden Dokumente nachträglich optmiert, werden die Änderungen nicht gespeichert. Diese Funktion dient dem Erhalt des Dokumentes im Original und garantiert Revisionssicherheit.
Zur Anfertigung von digitalen Notizen und Anmerkungen steht Ihnen eine Vielzahl von Bearbeitungswerkzeugen zur Verfügung.
Ergänzen Sie Ihr Dokument mit Markierungen durch Textmarker oder fügen Sie Text, Pfeile, Formen und Linien hinzu.
Sie Können auch Stempel auf einem Dokument anbringen, zum Beispiel: "genehmigt" oder "zur Kenntnis genommen".
Sie können Ihre Notizen und Anmerkungen ausblenden, so dass Sie das Originaldokument zu jeder Zeit reproduzieren und ohne Ihre Bearbeitungsvermerke weiterleiten können.
Die Windows-Integration
Mit dem lokalen Universal-Drucker können Sie aus sämtlichen Windows-Anwendungen heraus archivieren. Drucken Sie mit diesem Drucker ein Dokument, so wird es in das revisionssichere TIFF- oder JPEG-Format konvertiert und gleichzeitig archiviert. Eine Indexierung des Volltextes erfolgt ebenfalls. Zusätzlich können Sie das Dokument noch mit weiteren Schlagworten versehen und/oder in virtuellen Mappen und Ordnern ablegen.
Der systemweit zur Verfügung stehende Archiv-Ordner wird automatisch aktiv, sobald ein Dokument (E-Mail mit Anhang, Office-Dokument, CAD-Zeichnung usw.) dort abgelegt wird. Der Benutzer wird direkt über die bekannten Menüs durch den Archivierungsvorgang geführt. Dieselbe Funktion steht auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste im Windows-Explorer zur Verfügung. Als Ablageort können alle dem Nutzer zur Verfügung stehendenb Archive ausgewählt werden. Alle Dokumente können mit individuellen Schlagworten versehen werden.
Nach dem Archivierungsvorgang wird das Dokument zusätzlich automatisch im Volltext indexieren. Dadurch sind auch Falschablagen problemlos auffindbar. Wurde ein Dokument beispielsweise aus Versehen unter einer falschen Kundennummer abgelegt, so ist es dennoch immer über die Volltextsuche auffindbar.
Die Workflowfunktion ist im Basismodul enthalten
Jeder DokuBit-Anwender hat sein persönliches Postfach. Hier findet er alle Dokumente, die er bearbeiten muss. Zu jedem neuen Dokument im DokuBit Postfach versendet der DokuBit Nachrichtendienst automatisch auch eine E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter mit einem Link zum Dokument.
Mit sogenannten Funktionsstempeln quittiert der Anwender einen Bearbeitungsschritt und leitet damit automatisch den nächsten Bearbeitungsschritt ein. Je nachdem, wie der Ablauf definiert ist, wird das Dokument auch automatisch in das Postfach des für den nächsten Schritt verantwortlichen Mitarbeiters verschoben. Legen Sie die Eingangspost den zuständigen Sachbearbeitern auf Wiedervorlage in sein persönliches Postfach. So werden keine Termine und Fristen versäumt. Ist ein Mitarbeiter abwesend, so werden die Dokumente automatisch seinem definierten Stellvertreter in das elektronische Postfach gelegt.Der zuständige Mitarbeiter bearbeitet den jeweiligen Vorgang und kann dies direkt auf dem Dokument quittieren. Dazu stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Beispielsweise Haftnotizen, Textmarker, Textfelder, Linien, Pfeile, geometrische Formen zur Markierung oder Kennzeichnung sowie ein elektronisches Häkchen und ein Kontierungslineal. Damit können Bearbeitungsvermerke auch auf in DokuBit abgelegten E-Mails oder PDF-Dokumenten angebracht werden. Sie können sowohl spontane, unstrukturierte Abläufe (sogenannter ad hoc Workflow) initialisieren als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definieren. Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung ab einem Betrag von über 500,- Euro durchläuft einen anderen Weg als Rechnungen mit einer niedrigeren Rechnungssumme. Ein weiteres Beispiel: Kostenrechnungen werden in DokuBit Rechnung erfasst und anders geprüft als Warenrechnungen, die im ERP-System erfasst werden.
Die Erledigung eines Arbeitsschrittes oder einer Aufgabe kann neben der Weiterleitung des entsprechnenden Dokuments beliebige andere Ereignisse oder Aktionen auslösen. So kann z.B. durch die Erledigung einer Wartungsaufgabe automatisch die nächste Wartung in 3 Monaten geplant werden.
Oder: Durch die Prüfung eines Lieferscheins durch Mitarbeiter A wird automatisch die Eingangsrechnung desselben Bestellvorgangs in das Postfach des Mitarbeiters B gelegt.
