Der Scan-Erfassungs-Vorgang ist durch das Prinzip der "Ein-Knopf-Bedienung" einfach gestaltet. Egal, was Sie einscannen, der Scanvorgang ist komfortabel und effizient. Mit nur einem einzigen Mausklick scannen Sie Ihre Dokumente ein. Besondere Einstellungen wie Helligkeit, Kontrast, Papierformat, Papier-Beschaffenheit, Bildauflösung und automatische Index-Erkennung werden bei der Einrichtung als Vorlage gespeichert.

Es können sowohl einzelne Blätter als auch größere Stapel eingescannt werden. Sie wählen vor dem Scannen den jeweiligen Modus aus, sofern dieser in der verwendeten Vorlage nicht bereits vorgegeben ist. Ein Wechseln des Modus während des Scanvorgangs ist ohne weiteres möglich.

Stellen Sie bei der Sichtkontrolle fest, dass einzelne Blätter fehlen, können Sie diese einfach an der entsprechenden Stelle einfügen. Genauso einfach kann eine Seite verschoben oder gelöscht oder die Ausrichtung verändert werden. Die oben beschriebenen Werkzeuge zur Bildverbesserung stehen auch beim Scannen zur Verfügung. Die Änderungen am Bild werden an dieser Stelle allerdings dauerhaft gespeichert.

Als Anwender haben Sie die Wahl zwischen sofortiger Verschlagwortung während des Scanvorgangs oder ansschließender Verschlagwortung nach dem (Stapel-)Scannen.

Mit der automatischen Leerseitenerkennung werden leere Seiten sofort erkannt und verworfen; unabhängig davon, ob der verwendete Scanner bereits eine ähnliche Möglichkeit bietet oder nicht.

Beim Scan-Vorgang selbst haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem einseitigen Simplex-Modus und dem beidseitigen Duplex-Modus zu wählen. Auch diese Einstellungen können vorab in den Vorlagen gespeichert werden.

Die optische Zeichenerkennung, auch OCR genannt, erkennt aus gescannten Bildern und Zeichnungen Texte. Diese stehen dann in der Datenbank für die schnelle Volltextsuche zur Verfügung.

Ein weiterer Bestandteil von DokuBit Scan Erfassung ist die äußerst leistungsfähige Barcodeerkennung. Sie verarbeitet alle gängigen eindimensionalen Strichcodes, aber auch sogenannte mehrdimensionale 2D-Codes.

Viele Dokumente wie Laufkarten oder Fertigungsanweisungen werden während des physischen Bearbeitungsvorgangs stark beansprucht und sind für eine automatisierte Erkennung nur schwer lesbar. Um die Erkennungsrate bei solchen Belegen zu optimieren, werden vor dem Lesevorgang u.a. sogenannte "Schmutzpunkte" oder weiße Lücken automatisch bereinigt.

Ein besonderer Clou ist die integrierte Existenzprüfung. Diese findet auch fehlerhafte, verschmutzte oder aus anderen Gründen nicht lesbare Barcodes und führt den Nutzer automatisch zu der Position, an der ein solcher Barcode gefunden wurde, damit die Daten nacherfasst werden können.

DokuBit Scan Barcode verhindert somit, dass Dokumente mit nicht lesbaren Barcodes verloren gehen und nicht mehr aufzufinden sind.

Sie haben die Wahl zwischen manueller und automatischer Indexierung Ihrer Dokumente. Dabei sind alle Indexfelder frei definierbar und können mit Konstanten, Funktionen, Text-Dateien oder Datenbanken hinterlegt werden.

Außerdem können Sie Feldfunktionen, wie automatisches fortlaufendes Nummerieren, Duplizieren, Eingabezwang, Feldsperre, Indexvorgabe oder Systemdatum festlegen.

DokuBit Scan Erfassung lässt sich auch an Drittsysteme wie ERP und FIBU anbinden. So können Sie z.B. direkt aus Ihrer Auftragsbearbeitung heraus eine Bestellung zum gerade erfassten Auftrag einscannen oder per Drag & Drop eine E-Mail zum Auftrag ablegen.