Einfache Anbindung an bestehende Systeme
„Viele unserer Programme, wie z.B. unser ERP-System sind an Dokubit angebunden. Selbst die Integration unserer Datenbank war kein Problem.“
Werner Gauterin
Deutsche Gesellschaft
für Qualtiät e.V.
Frankfurt
DokuBit begeistert Mitarbeiter
„Wir arbeiten seit einem Monat mit DokuBit. Unsere Mitarbeiter sind jetzt schon von der schnellen und einfachen Bedienung begeistert.“
Tanja Rademacher
Zimmermann Lüftungs- und Wärmesysteme GmbH & Co.KG
Wenden-Gerlingen
DokuBit CLOUD
- Voller Funktionsumfang
- Weltweiter Zugriff
- Einfach und sicher
Das digitale Archiv
Jedes Unternehmen bewahrt aus den verschiedensten Gründen Dokumente/Belege in Papierform für einen mehr oder weniger langen, zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder gar Millionen von Papierbelegen an.
Ein Teil dieser Belege wandert nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres in Archivräume, ein anderer Teil verbleibt in Handordnern in den Büros. Alljährlich werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in sogenannte Altarchive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Außerdem sind für die Problemlösung in der Regel auch Informationen aus EDV-Dateien erforderlich, in denen zusätzlich gesucht werden muss.
Aus dieser Problematik heraus wurde die Idee des digitalen Archivs geboren. Ein solches digitales Archiv ist zunächst einmal nicht mehr als eine zeitgemäße Form der Ablage. Mit einem großen Unterschied: Alle Dokumente und Informationen sind in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert und jederzeit - von jedem Ort der Welt aus - verfügbar, Kosten und Zeit sparend.
So entsteht Ihr digitales Archiv
Sämtliche Dokumente, die aus Ihrem EDV-System stammen (Konten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Journale, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Schriftverkehr, CAD-Zeichnungen usw.), können direkt und in der Regel vollautomatisch in DokuBit übernommen werden. Eingehende Papierbelege werden mit Hilfe eines Dokumenten-Scanners in elektronische (digitalisierte) Bilder umgewandelt. Diese eingescannten Dokumente können entweder manuell oder automatisiert verschlagwortet werden.
Zusätzlich kann der Inhalt des Dokuments mit einer integrierten OCR- Software (Text-Erkennungssoftware) erkannt und in maschinenlesbaren Text übersetzt werden. Dieser Text steht später - zusätzlich zu den Schlagworten - für die Volltextsuche zur Verfügung. Volltext und Schlagworte werden in einer schnellen SQL Datenbank auf einem Server gespeichert.
Sie können nach jedem Dokument, unabhängig von seiner Herkunft, im digitalen Archiv suchen: nach Schlagworten (Kunden-Nr., Name, Auftrags-Nr., ...) oder im Volltext. Vorgänge werden je nach Eingabe der Suchkriterien automatisch aus verschiedensten Dokumenten (gescannter Auftrag, Ausgangsrechnung, Tabellen-Kalkulation, CAD-Zeichnung, usw.) zusammengestellt. Sie brauchen nicht mehr darüber nachzudenken, wie und wo Sie Informationen und Dokumente suchen müssen.
