Kein Chaos mehr
Alles schnell gefunden
„In unserer Werkstatt herrschte immer das Chaos, Akten wurden verlegt, beschmutzt oder falsch abgelegt. Mit Dokubit haben wir eine Lösung gefunden. Jeder Mitarbeiter kann von jedem Arbeitsplatz aus auf das Archiv zugreifen und sich so sämtlicher Informationen bedienen.“
Dennis Podlech
Fahrzeugklinik GmbH
Hattingen
Wirtschaftlichkeit und Amortisation
Für die Anschaffung eines digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems sprechen eine Reihe überzeugender betriebswirtschaftlicher Gründe, insbesondere:
- Zeitersparnis bei der Informationsgewinnung und -verarbeitung
Anstatt einen Vorgang aus dem Posteingang, aus Akten, Ordnern und verschiedenen EDV-Programmen (Word, Excel, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, CAD) zusammenzutragen, stehen alle Informationen in einer einzigen Anwendung am PC in Sekundenschnelle an jedem berechtigten Arbeitsplatz zur Verfügung. Der Außendienst kann über Internet auf die archivierten Dokumente zugreifen. Dies führt zu schnelleren und besseren Arbeitsergebnissen im Innen- und Außendienst. - Zeitersparnis in der Registratur
DokuBit enthält eine Vielzahl von Automatismen zur bedienerlosen Zuordnung von Dokumenten, z. B. Anbindung an Kundenstammdaten und Belegprüfungen. Das Sortieren, Vorsortieren und auch das Anlegen von „elektronischen“ Ordnern oder Mappen entfällt. Gegenüber der herkömmlichen Papierablage ergeben sich hierdurch – neben der größeren Sicherheit – erhebliche Zeitersparnisse bei den Registraturarbeiten, sowohl bei der Ablage als auch bei der späteren Suche im Archiv. Auch die alljährliche zeitaufwändige und fehlerbehaftete Entrümpelung des aktiven Archivs und das Umlagern in die „Altablage“ entfällt. - Senkung der Raumkosten
Die in das elektronische Archiv übernommen physischen Dokumente können sofort vernichtet werden. Die nicht mehr benötigten Räume stehen für eine sinnvollere Nutzung zur Verfügung. Ggf. können Büro-/ Lagerflächen abgemietet werden. - Kosteneinsparung bei Büroeinrichtung und -material
In den Büros läßt sich je nach Anwendungstiefe der Bedarf an Aktenschränken, Hängeregistern, Aktenordnern und sonstigem Bürobedarf bis auf ein Minimum reduzieren. Auch das Kopiervolumen sinkt spürbar, da die archivierten Dokumente an jedem PC-Arbeitsplatz eingesehen, bearbeitet und per Fax oder E-Mail verschickt werden können
Fazit
Da wir je nach Kundenwunsch und den betrieblichen Gegebenheiten vor Ort individuelle Lösungen anbieten, ist eine generelle Aussage zur Wirtschaftlichkeit von DokuBit nicht möglich. In der Regel liegt die Amortisationszeit deutlich unter 12 Monaten. In dieser Kalkulation nicht enthalten sind die Wettbewerbsvorteile, die sich aus der Verbesserung des Informationsflusses und der Informationsbasis ergeben.
