Revisionssicherheit
„Am Ende der Betriebsprüfung waren alle zufrieden. Alles hat gut geklappt. Die Dokumente wurden schnell gefunden,es musste nicht alles zusammengesucht werden. Und zu bemängeln gab es auch nichts.“
Reiner Kaspar, Hotec Werkzeuginstandhaltung GmbH
Bad Salzuflen
Mit GoB-Testat
Das GoB-Testat eines unabhängigen Wirtschaftprüfers zur Vorlage beim zuständigen Finanzamt ist vorhanden.
Vorschriften zur Aufbewahrung
Es gibt eine Vielzahl von Vorschriften zur Führung und geordneten Aufbewahrung von Büchern/Aufzeichnungen. Die wichtigsten finden sich in § 147 Abgabenordnung (AO) und betreffen die Buchführung und die damit zusammenhängenden Organisations- und sonstigen Unterlagen. Gleichlautende Bestimmungen enthält das HGB. Die Aufbewahrungsfristen betragen 6 bzw. 10 Jahre, sie verlängern sich, wenn eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Was muss aufbewahrt werden
Mit Ausnahme der Bilanzen und der GuV dürfen die nach AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Die Originale können dann vernichtet werden. Die so gespeicherten Unterlagen müssen in angemessener Frist lesbar gemacht und ggf. ausgedruckt werden können. Bei Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen muss die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen, bei den übrigen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung.
Neuregelung bei der Anwendung der Abgabenverordnung
Bereits seit dem 01.01.2002 müssen der Finanzverwaltung im Rahmen von
Betriebsprüfungen alle für die Besteuerung relevanten Daten, die mittels EDV-
Verfahren erstellt wurden, in auswertbarer digitaler Form (per „Datenzugriff“) bis
zum Abschluß der Prüfungen – also ggf. für die gesamte Dauer der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen – zur Verfügung stehen. Ein Ausdruck dieser Daten reicht
nicht mehr aus.
Diese neue Situation kann zu Problemen bei begrenzten Speicherkapazitäten und bei einem EDV-Systemwechsel führen. Neben den überzeugenden betriebswirtschaftlichen Gründen spricht auch dies für den Einsatz eines elektronischen Archivierungssystems.
Der Gesetzgeber verpflichtet die Unternehmen jedoch nicht, ein digitales Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem anzuschaffen.
DokuBit bietet wesentlich mehr Komfort bei der Speicherung, Recherche und Auswertung digital archivierter Daten als vom Gesetzgeber gefordert wird. Darüber hinaus steht Ihnen zusätzlich zum auswertbaren Format auch das entsprechende Bild eines Belegs (z.B. eines Kontenblattes oder Journals) zur Verfügung.
DokuBit erfüllt alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung auf Bildträgern und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Ein entsprechendes Testat eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers liegt vor. Die eingesetzten Speichermedien sind dauerhaft und nicht überschreibbar. Die gespeicherten Dokumente werden nicht verändert. Durch leistungsfähige Suchalgorithmen und eine funktionsfähige Volltextsuche ist das Auffinden aller Dokumente ohne Zeitverzögerung gewährleistet, auch wenn die vorgegebenen Ordnungskriterien unterbrochen, nicht mehr aktuell oder unvollständig sind.
Angesichts der – gemessen an herkömmlichen Archiven – riesigen Datenmengen, die von DokuBit in ständigem Zugriff gehalten werden können, ist der Einsatz heterogener Speichermedien nicht mehr erforderlich. Die sachliche und zeitliche Begrenzung der Archivierung kann großzügig gehandhabt werden. Alle im Unternehmen vorhandenen Informationen sind in einem Programm zu jeder Zeit und an jedem berechtigten Arbeitsplatz verfügbar.
