Auftragsverwaltung, Auftragsmappen, Vorgangsverwaltung
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangs-Nummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt und automatisch in DokuBit archiviert werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag oder zur Bestellung automatisch.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, so reicht die Eingabe der Vorgangsnummer nach dem Scannen und DokuBit ergänzt vollautomatisch die Suchkriterien um den Kunden, den Lieferanten oder sonstige vorher definierte Merkmale.
Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederarchiv
Archivieren und indexieren Sie vollautomatisch alle ausgehenden Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die in Ihren führenden Systemen (ERP, FIBU, CRM, Branchenlösungen, Textverarbeitung) erstellt wurden, sofort beim Ausdruck. Das Anfertigen einer Kopie erübrigt sich, da DokuBit die Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert.
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag der zur Bestellung automatisch.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, eignet sich die Funktion des Stapelscannens hervorragend zur
Verarbeitung großer Belegmengen. Der Anwender scannt seine Belege oder
Belegstapel zunächst ein. Anschließend können die Belege entweder einzeln
oder im Stapel validiert werden, d.h. die Dokumente werden hier bestehenden
EDV-Stammdaten zugeordnet. Obwohl der Anwender im Indexfeld z.B. lediglich
eine Auftragsnummer einträgt, ist später eine Suche im Volltext und nach allen
vorhandenen Kunden-Stammdaten, wie Kundennummer, Kundenname, Ort, PLZ
usw. möglich.
Dieses Werkzeug wird z.B. auch zur Verwaltung von
kunden- oder lieferantenspezifischen Archiven eingesetzt. Innerhalb einer
Kundenakte können so Vorgängen (Aufträge, Projekte, etc.) "zusammengeheftet"
werden.
Auch die direkte Anbindung an bestehende Auftragsdaten aus PPS-/ERP-Systemen ist möglich.
