Ordnen Sie Dokumente, auch solche die Sie bereits in DokuBit archiviert haben, auf einfache Weise einem Reklamations-vorgang zu. Die Anfertigung einer Kopie des Dokuments ist nicht notwendig.

Durch den Versand von E-Mail auf ein bestimmtes E-Mail Konto können Sie einen Reklamations-vorgang auch automatisch anlegen lassen.

Sobald eine E-Mail z.B. an das E-Mail-Konto kundendienst@mein-unternehmen.de gesendet wird, eröffnet DokuBit automatisch einen Reklamationsvorgang. Sie ordnen alle diesen Reklamationsvorgang betreffenden Dokumente, wie Schriftverkehr, Fotos oder Gutschriften der automatisch vergebenen Vorgangsnummer zu oder legen sie direkt in die automatisch erstellte Reklamationsmappe ab. So haben Sie jederzeit den Überblick über den gesamten Vorgang.

Öffnet ein Mitarbeiter, der nicht in eine Reklamation involviert ist, zufällig ein dem Vorgang zugeordnetes Dokument, so erhält er sofort einen Hinweis auf den Reklamationsvorgang und den aktuellen Bearbeitungsstatus. Den gesamten Vorgang kann er sich zusätzlich per Mausklick ins Kontextmenü in einem separaten Fenster anzeigen lassen.

Die in DokuBit integrierte Workflow-Funktionalität ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und schnelle Bearbeitung der Reklamationen oder der Serviceeinsätze. Sie können sowohl mehrstufige als auch einfache spontane Arbeitsabläufe abbilden. Mit Funktionsstempeln quittieren die Mitarbeiter die Erledigung eines Bearbeitungsschrittes. Dadurch wird der Vorgang automatisch an die nächste im Ablauf vorgesehene Stelle weitergeleitet.

In einem separaten elektronischen Ordner können Sie sich über alle Reklamations-vorgänge nach Status oder Kunde sortiert informieren.

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