Die Dokumentenmanagement Software für den Mittelstand

Das Dokumentenmanagementsystem DokuBit DMS wurde in kollegialer und intensiver Zusammenarbeit gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt um Ihr Dokumentenmanagement zu optimieren. Unsere Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware, unsere Arbeitsweise und unsere Preisstruktur sind auf die Anforderungen und Rahmenbedingungen mittelständischer Unternehmen ausgerichtet.

DokuBit: Innovative DMS Software mit komplettem Funktionsumfang

Elektronische Rechnungen

Verarbeiten Sie elektronische Rechnungen und lesen Sie Belege im ZUGFeRD-Format ein.
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Revisionssicherheit

DokuBit archiviert Ihre Dokumente revisionssicher und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
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E-Mail Archivierung

DokuBit kann Ihre gesamten E-Mails automatisch archivieren und verwalten.
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Workflow

Für einfache, strukturierte, unstrukturierte, komplexe und mehrstufige Abläufe.
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Schnittstellen

Binden Sie DokuBit einfach und problemlos an Ihre eigene Unternehmenssoftware an.
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Dokumente bearbeiten

Verwalten Sie gelenkte Dokumente und Dateien. Bringen Sie digitale Notizen und Stempel direkt auf Ihren Dokumenten an.
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DokuBit ist testiert intuitiv plattformunabhängig

Die Oberfläche unseres DMS DokuBit ist übersichtlich und strukturiert aufgebaut und sehr leicht zu bedienen. Die DMS Software DokuBit DMS ist eine plattformunabhängige Software-Lösung. Sowohl Server- als auch Client-seitig kann DokuBit DMS auf folgenden Plattformen betrieben werden: MS Windows®, Apple Mac OS®, Linux.

DokuBit DMS erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Ein entsprechendes Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft liegt vor.

Sicherheit und Verlässlichkeit

Vertrauen Sie bei Ihrem DMS-Projekt einem langfristig stabilen Partner. arcusoft zählt zu den 0,5% aller deutschen Unternehmen, die den Anspruch auf Zertifizierung erfüllen und denen die Creditreform eine außergewöhnlich gute Bonität bescheinigt.

Service direkt vom Hersteller

Sie arbeiten direkt mit dem Hersteller der Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware DokuBit DMS zusammen. Als persönlicher Ansprechpartner auf Augenhöhe steht Ihnen immer ein kompetenter Spezialist zur Verfügung. Wir vermeiden überflüssiges Fachvokabular und pflegen einen sehr direkten und kollegialen Umgang mit unseren Kunden und Partnern.

Unsere DMS-Software DokuBit DMS vereint die Funktionen einer

Zum einen archivieren und managen Sie sämtliche Dokumente Ihres Unternehmens GoBD-konform zentral in einem DMS System. Papierdokumente werden mit Hilfe von Scannern digitalisiert. Digitale Dokumente werden direkt übernommen. Die Dokumentenmanagement-Software sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente schnell und sicher über gewohnte Ordnerstrukturen, Schlagworte (Index, Metadaten) und den gesamten Inhalt (Volltext) wiederfinden können.

Zum anderen bearbeiten und verteilen Sie auch versionierte gelenkte Dokumente. Zusätzlich bietet DokuBit DMS Workflowfunktionalitäten, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und beschleunigen können.

Am Anfang der Entwicklung standen reine elektronische Archivsysteme, in denen Dokumente nicht mehr in Papierform sondern elektronisch / digitalisiert abgelegt wurden. Im Laufe der Zeit und mit wachsenden Anforderungen entwickelten sich daraus Dokumentenmangement Softwarelösungen, mit denen Dokumente auch bearbeitet und verteilt bzw. gelenkt werden können. Durch ausgeklügelte Mechanismen zur Versionsverwaltung bleibt ein einmal abgelegtes Dokument innerhalb des DMS-Systems unveränderbar. Häufig wird an dieser Stelle auch von Revisionssicherheit gesprochen.

Aber moderne Dokumentenmanagement Systeme müssen sehr viel mehr leisten. Workflowfunktionalitäten gehören praktisch schon zum Standard einer DMS-Lösung. Ebenso bietet eine gute Dokumentenmanagement Software standardisierte Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen wie ERP-Systemen, Branchenlösungen oder Finanzbuchhaltungssystemen. Über diese Schnittstellen werden Dokumente bzw. Belege aus diesen o.g. Systemen in das DMS übertragen. Die Software nutzt Daten aus den Drittsystemen, um beispielsweise Schlagworte automatisiert zu ergänzen oder Daten zu validieren. Im Idealfall lässt sich die DMS Software sogar direkt aus dem vorgelagerten System (ERP, Branchenlösung, Finanzbuchhaltung) ansteuern. Der Anwender kann Dokumente zu einem Vorgang direkt aus dem vorgelagerten System recherchieren und ablegen, ohne das Dokumentenmanagementsystem bedienen zu müssen.

Die Verwendung der Begrifflichkeiten DMS, Dokumentenmanagement oder ECM ist gelegentlich etwas verwirrend und sagt in Praxis nicht viel über die tatsächliche Leistungsfähigkeit einer Dokumentenmanagement Softwarelösung aus. Der in der Praxis tatsächlich in einem Unternehmen benötigte Leitungsumfang einer Dokumentenmanagementsoftware ist nicht an der verwendeten Bezeichnung erkennbar.

Möglicherweise bietet eine „normale“ Dokumentenmanagement-Software wesentlich mehr Funktionen, die für Ihre individuelle Anwendung wichtig sind, als ein vermeintlich großes ECM welches sich an den Anforderungen großer Konzerne orientiert.