Fragen und Antworten
Haben Sie weitere Fragen, die in den FAQ nicht beantwortet wurden? Schicken Sie uns Ihre Fragen per E-Mail an info@arcusoft.de oder rufen Sie uns an: 0231/4764880.
Archivierung
Kann man Dokumente, die eingescannt wurden, in den Papierkorb werfen?
Die Originale können nach der Archivierung vernichtet werden.
Was passiert mit alten Datenbeständen?
Sie könnten z.B. nur die Daten der letzten 3 Jahre auf Festplatten speichern. Die Daten der zurückliegenden Jahrgänge 4 bis 10 müssen Sie jedoch auf unveränderbaren Datenträgern, wie z.B. CD-ROM oder WORM ablegen, um der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren genüge zu tun.
Ist es möglich einen sehr großen Altaktenbestand digital zu archivieren ohne technisch/personell aufstocken zu müssen?
Wir bieten das Einscannen, die OCR, Verschlagwortung und Indexierung Ihrer Altdatenbestände als Dienstleistung an.
Dabei integrieren wir nicht nur Papierdokumente (bis DIN A 0) in Ihr Archiv, sondern auch COLD-Daten und Anwendungsdaten.
Kann man bestehende, unternehmensweite Verzeichnisstrukturen in Ihr DMS übernehmen?
Dieses „Problem“ gibt es oft in gut organisierten Unternehmen. DokuBit enthält eine sogenannte Autoarchiv-Funktion, die eine derartige Verzeichnisstruktur permanent nach neuen Dateien abfragt.
Dateien, die noch nicht in DokuBit archiviert sind, werden automatisch anhand der verzeichnisstruktur und der Dateinamen „verschlagwortet“ und archiviert.
Wieviele Dokumente/Seiten können im Archiv gespeichert werden?
Das Speichervermögen von DokuBit ist unbegrenzt. Die Kapazität wird nur begrenzt durch den Einsatz der jeweiligen Speichermedien.
Für Einsteiger gibt es eine Small-Business-Version, die auf 1 Mio. Dokumente pro Datenbank beschränkt ist.
Was passiert mit den originalen Dokumenten, die eingescannt wurden und archiviert wurden?
Mit Ausnahme der Bilanzen und der GuV dürfen die nach AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden.
Wie lange kann man die Daten auf diese Art archivieren? - unbegrenzt?
Im Prinzip kann man die Daten tatsächlich für unbegrenzte Zeit aufbewahren. Das hängt ganz von den eingesetzten Medien (WORM/UDO/DVD/CD) ab. Selbst einige CD/DVD-Hersteller geben mittlerweile bis zu 100 Jahre Archivlebensdauer-Garantie auf ihre Medien.
DokuBit
Ist DokuBit geeignet um ein Bildarchiv darin zu digitalisieren?
Ja. Es gibt hier mehrere Möglichkeiten:
- Sie können vorhandene analoge Bilder scannen oder anderweitig digitalisieren.
- Sie können beliebige Bildformate direkt archivieren.
Kann DokuBit das Format nicht im internen Viewer verarbeiten, erfolgt die Anzeige im für diese Dateiendung registrierten Programm.
Die Verschlagwortung oder Einbindung in eine Art „Aktenplan“/Verzeichnis erfolgt bei Bildarchiven in der Regel manuell.
Gibt es auch einen Web-Client für DokuBit?
DokuBit ist von vornherein so konzipiert, dass es als Cloud-Lösung eingesetzt werden kann. Daher kommen Sie auch bei Internet-basierter Nutzung in Genuss des vollen Funktionsumfangs von DokuBit und müssen nicht mit einem funktionsreduzierten Web-Client arbeiten.
Ich möchte die Archivierung mit Ihrer Software gern als Dienstleistung anbieten. Können die Kunden auf die auf CD-R gespeicherten Daten mit ihren Firmen-PC (Windows) zurückgreifen oder benötigen die Kunden dafür auch eine Software?
Es reicht aus, wenn Sie als Scandienstleister selbst DokuBit einsetzen. Sie können autark lauffähige Archiv-CD’s, -DVD’s oder -WORM’s generieren. Diese Archiv-Medien enthalten dann bereits eine Recherche-Software, mit der Ihre Kunden nach den archivierten Dokumenten suchen können. Ihr Kunde braucht DokuBit nicht zu kaufen.
Darüber hinaus enthält DokuBit Scan viele Schnittstellen zu gängigen Archivierungslösungen. Das bedeutet für Sie als Scandienstleister, dass Sie auch solche Kunden bedienen können, die ein Wettbewerbsprodukt im Einsatz haben.
Gilt die elektronische Archivierung auch für kleine Kirchengemeinden mit zwei Angestellten oder gibt es hier eine Ausnahme?
Ja, es gibt DokuBit auch als Lösung für kleine Kirchengemeindeverwaltungen. In Zusammenarbeit mit der OPTIGEM GmbH aus Dortmund haben wir DokuBit darüber hinaus in die Optigem-Software (Adressverwaltung, Spendenverwaltung, Projektverwaltung) integriert.
Ist DokuBit mandantenfähig?
Ja, DokuBit ist mandantenfähig.
Schnittstellen
Technische Voraussetzungen/Betriebssysteme
Wo befindet sich bei einem Einzelplatzsystem die Datenbank und welches Betriebssystem muss ich wählen?
Bei einem Einzelplatzsystem befindet sich die Indexdatenbank auf dem lokalen PC. Als Betriebssystem können Sie sämtliche MS Windows Versionen ab Windows XP einsetzen oder Apple Mac OS.
Welches Betriebssystem muss auf den Arbeitsstationen installiert sein? Welche Server-Betriebssystemumgebung benötigt DokuBit?
Auch die Clientsoftware ist unabhängig vom Betriebssystem und kann in Windows-Umgebungen (ab Windows XP), auf Apple Macintosh- und Linux-Rechnern betrieben werden. Beachten Sie bitte, dass Windows XP von Microsoft nicht mehr unterstützt wird.
Welche Server-Betriebssystemumgebung benötigt DokuBit?
Auf dem Datenbank-Server kann als Betriebssystem MS Windows ab 2003 Server, Mac OS/X Server oder Linux laufen. Wir unterstützen folgende SQL-Datenbanken bereits im Standard: MS SQL und MySQL.
Welche Oracle-Datenbanken können angebunden werden?
Wir unterstützen alle Versionen ab der Oracle 9i.
Läuft DokuBit auch auf Apple Macintosh Rechnern?
Ja, DokuBit J3 ist eine Java basierte Anwendung und läuft auch auf Apple Macintosh Rechnern.
Für welche Plattformen ist Dokubit verfügbar? Lässt sich Dokubit auf Mac-OS-Systemen betreiben?
Ja, DokuBit läuft auch in einer Mac-OS und Linux-Umgebung.
Im Serverbereich setzten wir dort als Datenbanken mySQL ein. Die Clientanwendung ist javabasiert und läuft daher auch in einer Linux-Umgebung.
Allgemein
Bieten Sie für Ihre Produkte auch Online-Schulungen an?
Wir bieten folgende Schulungen beim Kunden vor Ort, bei uns im Haus und Online an:
- DokuBit Anwender Schulung
- DokuBit Administrator Schulung
- DokuBit Vertriebspartner Schulung
- DokuBit Systempartner Schulung