Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
Jedes Unternehmen hält aus unterschiedlichen Gründen Dokumente und Belege in Papierform über einen mehr oder weniger langen Zeitraum auf, oft gemäß gesetzlicher Vorgaben. Dadurch können leicht mehrere 100.000 oder sogar Millionen von Papierbelegen angesammelt werden.
Klassische Archive
Viele Belege landen am Ende eines Wirtschaftsjahres direkt in klassischen Archivräumen. Währenddessen bleiben andere in Handordnern in Büros zurück. Jedes Jahr verschieben wir viele Dokumente zu Altarchiven, was zeitaufwändig und kostspielig ist. Wenn wir diese Dokumente später wieder brauchen, dann suchen wir oft lange in unterschiedlichen Ablagen. Dadurch verlieren wir wertvolle Arbeitszeit und Abläufe verzögern sich. Zudem benötigt die Problemlösung in der Regel auch Informationen aus EDV-Dateien, die wir zusätzlich durchsuchen müssen.
Im digitalen Archiv immer schnell griffbereit!
Ein digitales Archiv übersteigt die Definition einer modernen Ablage – vielmehr stellt es eine zeitgemäße Antwort auf aktuelle Anforderungen dar. In einem digitalen Archiv sind sämtliche Dokumente und Informationen in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert, stets von überall auf der Welt abrufbar und spart somit Kosten und Zeit.
Die Vorteile von digitalen Archiven sind zahlreich. Sie bewahren Dokumente sicher, dauerhaft und unverändert auf, was uns ein großes Stück näher an das Ziel eines papierlosen Büros bringt. Mit Hilfe von ERP-Lösungen und Buchhaltungssoftware wird dieser Prozess sogar noch effizienter und schneller. Dank einer modernen SQL-Datenbank finden und reproduzieren wir Dokumente jederzeit schnell und einfach.
Die Anforderungen an die elektronische Archivierung sind genauso anspruchsvoll wie die eines klassischen Papierarchivs. Diese umfassen sowohl Aufbewahrungspflichten und -fristen für Finanzbehörden als auch die Sicherstellung der Revisionssicherheit des Systems. In der digitalen Archivierung vereinen sich Effizienz und Rechtssicherheit, die Ihnen eine zeitgemäße Lösung für Ihre Informationsverwaltung bieten.
Digitale Archivierung spart Geld
Je umfangreicher die vorhandenen Unterlagen sind und je länger ihre Aufbewahrung notwendig ist, desto größer wird der Platzbedarf, um der Informationsmenge effektiv zu begegnen. Größerer Platzbedarf geht in der Regel mit erhöhten Kosten einher. Ein herkömmliches Papierarchiv, besonders wenn es umfangreich ist, erfordert zudem eine aufwändige Verwaltung. Durch die digitale Archivierung auf elektronischen Speichermedien können diese Kosten erheblich minimiert werden.
Schnelle und komfortable Suche
Die Verwaltung eines digitalen Archivs ist deutlich einfacher und bequemer im Vergleich zu einem herkömmlichen Papierarchiv. Es ermöglicht schnellere Zugriffszeiten und komfortablere Suchfunktionen. Dies gilt insbesondere dann, wenn wir zusätzlich zur herkömmlichen Papierarchivierung auch in Dateisystemen und E-Mail-Systemen suchen. Die elektronische Archivierung spart somit Zeit, Aufwand und letztlich auch finanzielle Ressourcen.
Zunehmende Digitalisierung
Die digitale Transformation schreitet stetig voran. Zahlreiche Dokumente, einschließlich steuerlich relevanter Unterlagen wie Rechnungen, werden heute ausschließlich in digitaler Form erstellt. Jedoch haben elektronisch generierte Dokumente ausschließlich in ihrer digitalen Form rechtliche Gültigkeit und erfordern entsprechende elektronische Aufbewahrung. Ein einfacher Ausdruck allein genügt nicht.
Weltweiter Zugriff und optimierte Abläufe
Auf die digitale Archivierung kann zentral oder dezentral jederzeit zugegriffen werden. Abhängig von der Installation des Archivsystems ist weltweiter Zugriff für alle autorisierten Mitarbeiter möglich. Die elektronische Aufbewahrung optimiert Arbeitsprozesse wie die Rechnungsverarbeitung, indem sie sie schlanker und effizienter gestaltet.
Datensicherheit
Da ein elektronisches Archiv regelmäßige Backups durchführt, ist die Sicherheit des Dokumentenbestands gewährleistet. Dies bringt einen weiteren Vorteil der elektronischen Aufbewahrung: Ein digitales Archiv kann mithilfe von Backups schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden. Im Gegensatz dazu gehen bei physischem Dokumentenverlust durch z.B. Brand- oder Wasserschäden Informationen, Wissen und Belege für immer verloren.
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Revisionssichere Archivierung und gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung
Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen für die Führung und geordnete Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen ist vielfältig. Hierzu gehören beispielsweise Regelungen zur Aufbewahrungsdauer und -form. Durch den Einsatz einer Softwarelösung mit Revisionssicherheit werden nicht nur alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt, sondern es eröffnet sich auch erhöhter Komfort bei der Speicherung, Recherche und Auswertung digitaler Daten. Solch eine Lösung bietet somit nicht nur Konformität, sondern auch verbesserte Nutzbarkeit digitaler Informationen.
Mehr zum Thema „Revisionssichere Archivierung„.
Aufbewahrungsfristen
Gewerbetreibende sind verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen: nach dem Steuer- und dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, beispielsweise aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz.Für die meisten Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren, unabhängig davon, ob sie in physischer oder elektronischer Form empfangen oder aufbewahrt werden. Diese gesetzlichen Vorschriften sind in verschiedenen Gesetzestexten definiert, wie z.B. in § 14b Abs. 1 UStG. Im Rahmen der Abgabenordnung (AO) werden im Paragraphen § 147 die „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ festgelegt, während im Handelsgesetzbuch (HGB) der Paragraph § 257 Anweisungen zur „Aufbewahrung von Unterlagen“ und den zugehörigen „Aufbewahrungsfristen“ enthält. Zusätzliche Bestimmungen sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verankert.
Folgende Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen für steuerlich relevante Unterlagen:
6 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen.10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Rechnungen und BuchungsbelegeZu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument bzw. der Beleg erstellt (fertiggestellt) oder empfangen wurde.
Die Speicherung des E-Mail-Verkehrs gewinnt bei Unternehmen immer mehr an Relevanz. Zusätzlich unterliegen steuerlich bedeutsame Unterlagen, die per E-Mail versandt werden, der Notwendigkeit einer geordneten digitalen Archivierung, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Diese ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungegemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Muss jede E-Mail nach GoBD aufbewahrt werden?
Im Gegensatz zu kursierenden Vermutungen lautet die eindeutige Antwort auf diese Frage: NEIN. Die Pflicht zur digitalen Archivierung einer E-Mail hängt von der Art der Nachricht ab. Nicht jede E-Mail muss zwangsläufig in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.
Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur dann, wenn die E-Mail als Handels- oder Geschäftsbrief angesehen werden kann, sie als steuerlich relevanter Buchhaltungsbeleg fungiert, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für steuerliche Zwecke relevant ist. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich zu überlegen, ob das Dokument in Papierform aufbewahrt werden würde, wenn es auf diese Weise empfangen worden wäre.
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail. Beispielsweise müssen Buchungsbelege für zehn Jahre aufbewahrt werden. Gemäß § 14b Abs. 1 UStG gilt für Rechnungen ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Handelsbriefe müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden.
Wie muss eine E-Mail aufbewahrt werden?
Es ist nicht ausreichend, die E-Mail einfach auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Sie muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Darüber hinaus muss sie jederzeit zugänglich sein, wiedergegeben werden können und im Falle einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein.
digitale Archivierung für E-Mails:
Es existieren ebenso spezialisierte Softwarelösungen für die reine E-Mail-Archivierung, die entweder vollautomatisch oder manuell E-Mails mit ihren Anhängen archivieren. Damit lassen sich E-Mails speichern, organisieren, leicht wiederfinden und in einer revisionssicheren Form aufbewahren. Es ist jedoch zu beachten, dass hier – im Gegensatz zur Verwendung einer umfassenden DMS- oder digitalen Archivierungslösung – der Zusammenhang zum gesamten kaufmännischen Vorgang fehlt.
Worauf ist nach GoBD zu achten?
1. Unveränderbarkeit
Eine Vorgabe der GoBD ist, dass steuerlich relevante E-Mails unverändert zu archivieren sind. Die reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert wird. Auch sollte das System protokollieren, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.
2. Zuordnung zum kaufmännischen Vorgang / Buchungsbeleg
Ein Dokumentenmanagementsystem kann die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuordnen. Der Inhalt der E-Mail oder des E-Mail-Anhanges sind im Volltext recherchierbar. Sind E-Mail-Eigenschaften steuerlich relevant, müssen sie beibehalten werden.
3. Erstellung einer Verfahrensanweisung
Der Empfang und Versand von steuerlich relevanten E-Mails sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Der Umfang der Verfahrensdokumentation ist dabei abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des Unternehmens sowie des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems.