Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
Jedes Unternehmen bewahrt aus den verschiedensten Gründen Dokumente/Belege in Papierform für einen mehr oder weniger langen, zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder gar Millionen von Papierbelegen an.
Klassische Archive kosten Zeit und Geld
Ein Teil dieser Belege wandert ohne digitale Archivierung nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres in klassische Archivräume, ein anderer Teil verbleibt in Handordnern in den Büros. Alljährlich werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in sogenannte Altarchive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Außerdem sind für die Problemlösung in der Regel auch Informationen aus EDV-Dateien erforderlich, in denen zusätzlich gesucht werden muss.
Ein Digitales Archiv: immer und schnell verfügbar
Aus dieser Problematik heraus wurde die Idee des digitalen Archivs geboren. Ein solches digitales Archiv ist zunächst einmal nicht mehr als eine zeitgemäße Form der Ablage. Mit einem großen Unterschied: Alle Dokumente und Informationen sind in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert und jederzeit – von jedem Ort der Welt aus – verfügbar, Kosten und Zeit sparend.
Ein digitales Archiv bewahrt Dokumente und Daten unveränderbar, dauerhaft und revisionssicher auf. Dies ist ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro im Rahmen der digitalen Transformation. ERP-Lösungen und Softwarelösungen für die Buchhaltung unterstützen diese Entwicklung. Eine schnelle und moderne SQL-Datenbank sorgt dafür, dass Dokumente und Belege jederzeit gefunden, abgerufen und reproduziert werden können.
Die elektronische Archivierung unterliegt denselben gesetzlichen Anforderungen wie ein Papierarchiv. Dies betrifft die Aufbewahrungspflichten und -Fristen für die Finanzbehörden ebenso wie die Revisionssicherheit des Systems.
Geringere Kosten für elektronische Aufbewahrung
Je mehr Unterlagen vorhanden sind und je länger sie aufbewahrt werden müssen, desto mehr Platz wird benötigt, um der Informationsflut Herr zu werden. Mehr Platz bedeutet in der Regel mehr Kosten. Ein klassisches Papierarchiv, vor allem ein umfangreiches, muss zudem aufwändig verwaltet werden. Mit der digitalen Archivierung auf elektronischen Speichermedien können diese Kosten erheblich reduziert werden.
Höhere Zugriffsgeschwindigkeit und bessere Auffindbarkeit
Ein digitales Archiv lässt sich viel einfacher und bequemer verwalten als ein klassisches Papierarchiv. Es bietet höhere Zugriffsgeschwindigkeiten und komfortable Recherchemöglichkeiten. Dies gilt umso mehr, wenn parallel zum Papierarchiv auch im Filesystem und in E-Mail-Systemen gesucht werden muss. Somit spart die elektronische Aufbewahrung Zeit, Energie und letztlich auch Geld.
Zunehmende Digitalisierung
Die digitale Transformation schreitet immer weiter voran. Viele Dokumente und auch steuerrelevante Belege wie Rechnungen werden ausschließlich digital erstellt. Allerdings sind elektronisch erstellte Dokumente auch nur in elektronischer Form rechtsgültig und müssen entsprechend aufbewahrt werden. Das Abheften eines Ausdrucks allein reicht nicht aus.
Dezentraler Zugriff und Ablaufoptimierung
Auf eine digitale Archivierung kann man jederzeit zentral oder dezentral zugreifen. Je nachdem, wie und wo das Archivsystem installiert ist, ist ein weltweiter Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter möglich. Durch die elektronische Aufbewahrung werden Arbeitsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung schlanker und effizienter.
Datensicherheit
Da der Dokumentenbestand eines elektronischen Archivs im Rahmen regelmäßiger Backups gesichert wird, bietet die elektronische Aufbewahrung einen weiteren Vorteil: Ein digitales Archiv lässt sich aus Backups schnell und einfach wiederherstellen. Bei einem Untergang physischer Dokumente z.B. durch Brand- oder Wasserschaden gehen Informationen, Wissen und Belege für immer verloren.
Revisionssichere Archivierung und gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung
Es gibt eine Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen zur Führung und geordneten Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen. Dazu zählen unter anderem Vorgaben zur Dauer und Form der Aufbewahrung. Mit dem Einsatz einer revisionssicheren Softwarelösung werden zum einen alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten. Zum anderen bietet eine solche Lösung darüber hinaus wesentlich mehr Komfort bei der Speicherung, Recherche und Auswertung digitaler Daten.
Mehr zum Thema „Revisionssichere Archivierung„.
Aufbewahrungsfristen
Für die meisten Geschäftsunterlegen besteht eine Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren. Dabei spielt es keine Rolle ob diese in Papierform oder elektronisch empfangen oder aufbewahrt werden. Definiert werden diese gesetzlichen Vorschriften in verschiedenen Gesetzestexten wie z.B. § 14b Abs. 1 UStG. In der Abgabenordnung (AO) werden im Paragraph § 147 die „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ festgelegt, im Handelsgesetzbuch (HGB) enthält der Paragraph § 257 Anweisungen zur „Aufbewahrung von Unterlagen“ und „Aufbewahrungsfristen“. Weitere Regelungen enthalten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Folgende Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen für steuerlich relevante Unterlagen:
6 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen.
10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Rechnungen und Buchungsbelege
Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt in dem das Dokument bzw. der Beleg erstellt (fertiggestellt) oder empfangen wurde.
E-Mails haben die klassische Kommunikation per Brief und Fax nahezu abgelöst. Eine Archivierung des Mailverkehrs wird für Unternehmen daher immer wichtiger. Zudem müssen steuerlich relevante Unterlagen, die per E-Mail versendet werden, systematisch aufbewahrt werden und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Muss jede E-Mail aufbewahrt werden?
Trotz anders lautender Gerüchte ist die Antwort auf diese Frage ein eindeutiges NEIN. Auch die im Zuge des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 beschriebenen Neuerung stellen laut Monatsbericht des BMF vom 23.04.2015 „keine Verschärfung der Gesetzeslage“ dar.
Ob eine E-Mail archiviert werden muss oder nicht hängt vom Charakter der Mail ab. Nicht jede E-Mail muss revisionssicher archiviert werden. Nur dann, wenn sie den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs hat, einen steuerlich relevanten Buchhaltungsbeleg darstellt, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für die Besteuerung von Bedeutung ist, ist sie aufbewahrungspflichtig. Im Zweifel muss man sich die Frage stellen: Würde ich das Dokument für die Finanzbehörden aufbewahren, wenn ich es in Papierform empfangen hätte?
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail. Zehn Jahre gilt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt für Rechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Handelsbriefe gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren.
Wie muss eine E-Mail aufbewahrt werden?
Es reicht aber nicht, die E-Mail auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten Genüge zu tun. Sie muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Außerdem muss sie jederzeit verfügbar gemacht werden können, wiedergegeben werden können und im Fall einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein.
Archivsoftware für E-Mails:
Für die reine E-Mail-Archivierung gibt es auch spezielle Softwarelösungen, die lediglich E-Mails mit allen Anhängen entweder vollautomatisch oder manuell archivieren. Auch damit lassen sich E-Mails speichern, ordnen, wieder auffinden und revisionssicher archivieren, allerdings fehlt hier – anders als beim Einsatz einer ganzheitlichen umfassenden DMS- oder digitalen Archivierungslösung – der Zusammenhang zum gesamten kaufmännischen Vorgang.
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht unterscheiden sich elektronische Eingangsrechnungen nicht von Papierrechnungen. Daher müssen auch elektronische Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt und digital revisionssicher archiviert sein.
Elektronische Rechnungen müssen dabei in der Form gespeichert werden, in der sie empfangen wurden; also digital. Es reicht nicht aus, die Rechnung auszudrucken und in Papierform abzulegen. Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Unveränderbarkeit des Dokuments ist eine Voraussetzung. Wird eine elektronische Rechnung in ein betriebsinternes Format umgewandelt, müssen beide Formate des Dokuments verknüpft und gemeinsam aufbewahrt werden.
Bei allen digitalen Unterlagen, die den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Mit „ZUGFeRD“, erarbeitet vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gibt es ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Zweck ist der Austausch strukturierter Daten und Belege zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Es entspricht den Anforderungen internationaler Standards und kann im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr verwendet werden.