Revisionssichere Archivierung

Gesetzliche Anforderungen für Archivierung

Es gibt eine Vielzahl gesetzlicher Anforderungen zur Führung und geordneten Aufbewahrung sowie revisionssicheren Archivierung von Büchern und Aufzeichnungen. Die wichtigsten finden sich in § 147 Abgabenordnung (AO) und betreffen die Buchführung und die damit zusammenhängenden Organisations- und sonstigen Unterlagen. Gleichlautende Bestimmungen enthält das Handelsgesetzbuch (HGB).

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Sie verlängert sich, wenn eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Digitale Speicherung erlaubt

Alle nach AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen dürfen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Die Originale können dann vernichtet werden. Die so revisionssicher archivierten Unterlagen müssen in angemessener Frist lesbar gemacht und ggf. ausgedruckt werden können.

Bei Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen muss die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen. Bei den übrigen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung.

Bestätigung: DokuBit DMS ist revisionssicher

Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer hat DokuBit DMS nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 geprüft und bestätigt, dass bei Einhaltung von bestimmten Handlungsmaßnahmen eine GoBD-konforme, revisionssicher Archivierung möglich ist.

Gesetze und Standards, die geprüft wurden

Das bedeutet, DokuBit DMS folgt den Regeln, die im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung stehen. Experten haben besonders auf bestimmte Standards geachtet, zum Beispiel GoBD, IDW PS 880 und EU-DSGVO.

Sicherheit und schnelles Finden

Dank spezieller Techniken sind die gespeicherten Dokumente sehr sicher. Niemand kann sie ändern oder ohne Erlaubnis ansehen. Wenn man einmal etwas gespeichert hat, bleibt es genau so, wie es ist. Das Gute ist auch: Man findet jedes Dokument schnell wieder. Selbst wenn man nicht genau weiß, wo es ist, hilft die Software dabei, es schnell zu finden.

Neue Regeln seit 2002

Seit dem 01.01.2002 müssen Firmen wichtige Daten für die Steuer digital speichern. Ein einfacher Ausdruck dieser Daten ist nicht genug. Diese Daten müssen so lange gespeichert werden, wie das Gesetz es verlangt.

Probleme und Lösungen

Manchmal gibt es Probleme. Zum Beispiel, wenn der Speicherplatz knapp ist oder wenn man die EDV ändert. Hier hilft eine spezielle Software zum Speichern von Dokumenten.

Was DokuBit macht

Man muss nicht unbedingt eine spezielle Software nutzen, aber DokuBit macht das Speichern und Suchen leichter. DokuBit speichert nicht nur die Daten, sondern auch die echten Dokumente, die nicht geändert werden können. Das ist mehr, als das Gesetz verlangt.

Vorteile von DokuBit

DokuBit kann sehr viele Daten speichern und man kann sie jederzeit finden. Man braucht keine verschiedenen Speicherarten mehr. Alles ist an einem Ort und jeder, der darf, kann darauf zugreifen.