Unser FAQ

Sie könnten beispielsweise erwägen, lediglich die Daten der letzten 3 Jahre direkt auf Festplatten zu speichern.

Hingegen sollten Sie die Daten aus den vorangegangenen Jahrgängen, also von Jahr 4 bis 10, auf unveränderbaren Datenträgern, wie etwa CD-ROM oder WORM, ablegen, damit Sie sicherstellen, dass Sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gerecht werden.

Wir bieten Ihnen nicht nur das Einscannen Ihrer Altdatenbestände als Dienstleistung an, sondern darüber hinaus auch die OCR, Verschlagwortung und Indexierung.

Während des gesamten Prozesses integrieren wir nicht lediglich Papierdokumente in Ihr Archiv, sondern ebenso COLD-Daten und Anwendungsdaten.

In vielen gut organisierten Unternehmen tritt dieses „Problem“ häufig auf. DokuBit, jedoch, verfügt über eine sogenannte Autoarchiv-Funktion, die ständig eine solche Verzeichnisstruktur nach neuen Dateien durchsucht.

Wenn Dateien entdeckt werden, die bisher nicht in DokuBit archiviert wurden, dann werden diese automatisch basierend auf der Verzeichnisstruktur und den Dateinamen „verschlagwortet“ und anschließend in das System archiviert.

Das Speichervermögen von DokuBit ist tatsächlich unbegrenzt und beeindruckend. Allerdings wird die Kapazität letztlich durch die jeweils eingesetzten Speichermedien begrenzt.

Für all diejenigen, die neu in diesem Bereich sind, bieten wir eine Small-Business-Version an. Diese Version ist jedoch auf 1 Mio. Dokumente pro Datenbank beschränkt.

Bis auf die Bilanzen und die GuV, die hiervon ausgenommen sind, können die gemäß AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen als Wiedergabe entweder auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern gespeichert werden.

Grundsätzlich besteht tatsächlich die Möglichkeit, die Daten für eine unbegrenzte Zeit aufzubewahren, wobei dies stark von den verwendeten Medien wie WORM, UDO, DVD oder CD abhängt.

Interessanterweise geben sogar einige CD/DVD-Hersteller heutzutage eine Archivlebensdauer-Garantie von bis zu 100 Jahren für ihre Medien.