Anwendungen in Ihrem Unternehmen
Lösungen für Ihr Unternehmen: Wie vielfältig DokuBit zum Einsatz kommen kann, sehen Sie an den Praxisbeispielen.
Das Modul DokuBit Autoarchiv archiviert u.a. sämtliche steuerrelevanten EDV-Belege vollautomatisch und revi-sionssicher. Ihr PPS-/ FIBU-/ ERP-System übermittelt eine PDF-Datei und die Indexdaten (Belegnummer, Kunden-Nummer, usw.) an DokuBit DMS, woraufhin DokuBit DMS Ihr Dokument vollautomatisch archiviert und mit den übermittelten Indexdaten verschlagwortet.
Die revisionssichere Archivierung stellt Ihnen den gesamten Volltext der Belege für die spätere Suche zur Verfügung. DokuBit Autoarchiv arbeitet systemübergrei-fend und kann Spooldaten verschiedenster PPS-/ FIBU-/ ERP-Systeme verarbeiten; auch aus HOST-Systemen anderer Rechnerwelten. Alternativ können Sie Doku-mente/ Dateien einfach per Drag and Drop oder über das Kontextmenü in DokuBit DMS archivieren.
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Eingangs-Rechnungen im Posteingang
Ihre Eingangsrechnungen/Lieferantenrechnungen werden direkt nach dem Posteingang eingescannt. DokuBit liest aus den eingescannten Belegen mit einer intelligenten Logik den Absender aus und ordnet das Dokument automatisch den entsprechenden Kunden- oder Lieferantenstammdaten zu. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können vollatomatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Abhängig vom Kunden oder Lieferanten können nun ebenfalls automatisch wichtige Kopfdaten des Dokuments (Belegnummer, Belegdatum usw.) ausgelesen und in DokuBit gespeichert werden.
Außerdem kann jedes Dokument an den entsprechenden Sachbearbeiter z.B. im Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Kundendienst weitergeleitet werden und landet im elektronischen Postkorb des entsprechenden Mitarbeiters.
Elektronische Rechnungen empfangen und versenden
Seit dem 1.7.2011 können Sie Lieferungen und Leistungen mit elektronischen Rechnungen berechnen und ohne qualifizierte Signatur sowie ohne Einsatz eines EDI-Verfahrens digital versenden. Der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format gestaltet die Weiterverarbeitung der Belege deutlich effizienter. Neben der visuellen Darstellung des Belegs als PDF/A-3 sind im Dokument bereits die Buchungsdaten enthalten. DokuBit Rechnung liest diese Daten vollautomatisch aus. Der Anwender kann sie komfortabel und einfach weiterbearbeiten und den internen Vorgaben entsprechend verbuchen. Über integrierte Standardschnittstellen übergeben Sie die Daten an Ihre Finanzbuchhaltungs-Lösung.
Rechnungen können digital per E-Mail versendet oder als Download bereitgestellt werden. Durch innerbetriebliche Kontrollverfahren müssen (wie bei Papierrechnungen auch) folgende Punkte geprüft/sichergestellt sein:
- Echtheit der Herkunft der Rechnung
- Lesbarkeit der Rechnung
- Unversehrtheit des Inhalts
Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. Ein bestimmtes Kontrollverfahren oder eine zusätzliche Dokumentationspflicht sind nicht vorgeschrieben.
DokuBit ist prädestiniert für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Auf Wunsch kann das System die als Anlage an eine E-Mail angehängte Rechnung aus der E-Mail extrahieren und als separates Dokument vor der unveränderten E-Mail anzeigen.
Dies ist deswegen sinnvoll, da in der Praxis sowohl gescannte Rechnungen als auch per E-Mail versendete Rechnungen verarbeitet werden müssen. In einem wie unten beschrieben Rechnungsprüfungsverfahren können dann beide Rechnungs-Typen gleich behandelt werden.
Selbstverständlich kann DokuBit auch Ihre Ausgangsrechnungen automatisch an Ihre Kunden versenden. Auch hier kann ein Prüfungs-Workflow vorgeschaltet werden.
Eingangsrechnungsprüfung
Nutzen Sie DokuBit DMS für Ihre Eingangsrechnungsprüfung. Die Arbeitsabläufe sind individuell konfigurierbar. Ein Prüfungsablauf könnte z.B. wie folgt aussehen: Direkt beim Posteingang scannen Sie die Eingangsrechnungen. Die DokuBit Posterkennung ordnet die Belege wie oben beschrieben den jeweiligen Kreditoren zu.
Anschließend werden die Kopfdaten aus den Rechnungen (Rechnungsnummer, Datum, Bestellnummer, Brutto-Gesamtbetrag usw.) ausgelesen und gespeichert. Danach werden die Rechnungen an die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Die entsprechenden Sachbearbeiter finden die Rechnungen, für die sie zuständig sind, in ihrem persönlichen Posteingang und erhalten zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum entsprechenden Beleg.
Der Sachbearbeiter hat nun die Aufgabe, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auf Richtigkeit zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Um diesen Vorgang zu quittieren, setzt er einen individuellen elektronischen Stempel auf die zu prüfende Rechnung (Rechnerisch und sachlich richtig, geprüft am …, von …).
Die Rechnung gelangt automatisch in den Posteingang des nächsten zuständigen Mitarbeiters in der Prozesskette, beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung. Dort können in einer Buchungsmaske die zur Kontierung erforderlich Daten eingegeben werden. Die Buchung wird mit dem entsprechenden elektronischen Stempel quittiert.
Im Anschluss werden die Buchungsdatensätze über eine Universalschnittstelle an eine Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Diese Schnittstelle und die o.g. Buchungsmaske sind frei konfigurierbar und können auf die jeweils eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware abgestimmt werden.
Gegenüber einer konventionellen Eingangsrechnungsprüfung bietet der Einsatz von DokuBit DMS folgende Vorteile:
- Es müssen keine Rechnungskopien mehr angefertigt werden.
- Das Sortieren nach Datum, Lieferanten-Nummer oder Zahlungstermin entfällt.
- Skontofristen können leichter überwacht werden.
- Die Buchhaltung muss keine separate Wiedervorlage von „kreisenden“ Rechnungen führen.
- Lieferantenrechnungen sind besser auffindbar.
- Die Vorsortierung und endgültige Ablage der verbuchten Rechnungen entfallen.
Einfache Eingangsrechnungsarchivierung
Alternativ zur oben beschriebenen Methode, der sog. „frühen Ablage“, mit vollständig elektronischer Rechnungsprüfung (Workflow) setzen viele Anwender auf die sogenannte „späte Ablage“ im Anschluss an die Prüfung und Kontierung. Auch bei dieser Methode können die Archivierung und Indexierung/Verschlagwortung der Belege und Anlagen vollautomatisch erfolgen.
Der Ablauf stellt sich dann wie folgt dar: Eine Rechnung wird im Finanzbuchhaltungssystem erfasst (elektronisches Rechnungseingangsbuch oder Vorkontierung). Anschließend wird ein Kontierungs-Blatt als Deckblatt gedruckt. Dieses Deckblatt trägt neben allen wichtigen Kontierungsinformationen auch die interne Buchungs- oder Satz-Nummer als Barcode und dient als eigentlicher Buchungsbeleg. Auf diesem Beleg/Deckblatt werden die Prüfungs- und Kontierungs-Vermerke und eventuelle Korrekturen handschriftlich angebracht und die Unterschriften geleistet. Dieser sogenannte Belegdruck ist übrigens später beliebig oft wiederholbar.
Nach Abschluss der Rechnungsprüfung und Buchung werden die Belege samt Anlagen (Rechnungen, Gutschriften usw.) einfach nur noch im Stapel eingescannt und vollautomatisch abgelegt. DokuBit DMS liest aus dem Barcode die eindeutige interne Buchungsnummer und ergänzt über die DokuBit Automation alle erforderlichen Suchkriterien wie: Personenkonto, Lieferantenname, Rechnungsbetrag, Fremdbelegnummer (Rechnungsnummer des Lieferanten), Belegdatum usw.
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Legen Sie mit DokuBit Ihren gesamten digitalen Schriftverkehr zentral beim entsprechenden Vorgang ab. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.
Durch die Definition von festen Regeln kann DokuBit die E-Mail – definierten Regeln folgend – automatisch dem entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Interessenten zuordnen und zusätzlich den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren und auswerten. Damit kann eine E-Mail unter bestimmten Voraussetzungen einem Vorgang zugeordnet werden. Ist es einmal nicht möglich, eine E-Mail automatisch zuzuornen, erscheint sie beim Empfänger oder Versender in Ihrem Unternehmen im DokuBit Postfach und verlangt nach einer manuellen Zuordnung.
Selbstverständlich kann über die Volltextsuche im gesamten Inhalt sämtlicher Mails recherchiert werden.
Formatneutrale E-Mail Archivierung
Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen drei Betriebsmodi:
- vollautomatisch und vollständig
- manuell und selektiert
- Postfachabhängig gemischt
Die Archivierung der Mails in DokuBit erfolgt im Internet Message Format nach rfc2822. Dadurch ist die Unabhängigkeit vom jeweils eingesetzten Mail-Client-System gewährleistet. Sie erleben keine Überraschungen, wenn Sie von einem Mail-System auf ein anderes umsteigen.
Entlasten Sie Ihr E-Mail-System und legen Sie Ihre E-Mails in DokuBit ab. Sie können bedenkenlos alle E-Mails, die entweder vollautomatisch, manuell selektiert oder abhängig vom jeweiligen Postfach abgelegt sind, löschen oder automatisch löschen lassen.
Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.
Hinterlegen Sie die Wartungspläne einer Maschine oder Anlage mit dem Datum der letzten Wartung und dem zuständigen Mitarbeiter sowie der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten und DokuBit DMS erinnert Sie an fällige Wartungsaufgaben.
Der zuständige Mitarbeiter erhält den Wartungsplan unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorlaufzeit auf seinen digitalen Schreibtisch. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht in DokuBit DMS ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.
Verwalten Sie Ihren Normenbestand mit DokuBit DMS. Sie können in der Struktur, nach Schlagworten und im Volltext nach jedem in der Norm enthaltenen Begriff suchen. Sie finden die richtige Norm zu jedem Thema in Sekunden ohne Investition in eine zusätzliche Normenverwaltungssoftware. Auch an dieser Stelle bietet die Volltextsuche den entscheidenden Komfortvorteil. Die Frage: „Welche Normen gibt es zum Thema Druckbehälter“, lässt sich kompetent und umfassend beantworten.
Die aktuelle Version einer Norm ist sofort an jedem Arbeitsplatz verfügbar, an dem sie benötigt wird. Das Suchen und die Verwaltung der Normen entfallen. DokuBit DMS speichert, welcher Anwender auf welche Norm zugegriffen hat. Speichern Sie eine neue Normen-Version ab, werden automatisch alle Anwender, die auf diese Norm zugegriffen haben, vollautomatisch per E-Mail informiert. Zusätzlich erscheint die Norm im Doku-Bit-Postfach des Anwenders, bis er sie gelesen hat.
Die Historie eines Normenblattes bleibt vollständig erhalten. Sie können über die Zugriffsberechtigung jedem Benutzer einzeln Zugriff auf bestimmte Normen oder sogar auf einzelne Normblätter einer bestimmten Revision erteilen. So ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter nur das sieht, was er sehen soll. Sie können auf diese Weise z.B. alte Revisionen einer Norm für den Normalanwender „aus dem Verkehr ziehen“.
Fertigungsanweisungen, Laufkarten o.ä. müssen mitsamt Ihren Anlagen (Messprotokolle, Wiegebelege usw.) teilweise bis zu 15 Jahre aufbewahrt werden. Hier können schnell enorme Papiermengen entstehen. Mit der Ablage Ihrer Produktionsbelege in DokuBit behalten Sie den Überblick.
Dokumente, die aus dem „eigenen“ EDV-System stammen, eignen sich hervorragend für die Formularerkennung per Barcode oder OCR. Zunächst werden die Fertigungsanweisungen oder Lieferscheine – nachdem sie abgearbeitet und unterschrieben sind – eingescannt.
Im Anschluss „tastet“ die Barcodeerkennung oder OCR die Dokumente ab, filtert automatisch die entsprechenden Indexinformationen heraus und überträgt sie in die dafür vorgesehenen Indexfelder.
Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Fertigungsanweisung im ERP- oder Betriebsdatenerfassungs-System den erforderlichen Status aufweist, um abgelegt zu werden. Man bemerkt an dieser Stelle auch, wenn dem ERP-System ein bereits erledigter Bearbeitungsschritt noch nicht fertiggemeldet wurde. Gleichzeitig können auch hier wieder zusätzliche Suchkriterien zum Dokument gewonnen werden.
Außerdem werden die Suchkriterien automatisch ergänzt, so dass beispielsweise eine Fertigungsanweisung automatisch zum entsprechenden Kunden und zur entsprechenden Auftragsposition abgelegt wird.
Ordnen Sie Dokumente bei der Reklamationsbearbeitung, auch solche die Sie bereits in DokuBit DMS archiviert haben, auf einfache Weise einem Reklamationsvorgang zu. Die Anfertigung einer Kopie des Dokuments ist nicht notwendig.
Durch den Versand von E-Mail auf ein bestimmtes E-Mail Konto können Sie einen Reklamationsvorgang auch automatisch anlegen lassen.
Sobald eine E-Mail z.B. an das E-Mail-Konto kundendienst@mein-unternehmen.de gesendet wird, eröffnet DokuBit DMS automatisch einen Reklamationsvorgang. Sie ordnen alle diesen Vorgang betreffenden Dokumente, wie Schriftverkehr, Fotos oder Gutschriften der automatisch vergebenen Vorgangsnummer zu oder legen sie direkt in der automatisch erstellten Reklamationsmappe ab. So haben Sie jederzeit den Überblick über den gesamten Vorgang.
Öffnet ein Mitarbeiter, der nicht in eine Reklamation involviert ist, zufällig ein dem Vorgang zugeordnetes Dokument, so erhält er sofort einen Hinweis auf den Reklamationsvorgang und den aktuellen Bearbeitungsstatus. Den gesamten Vorgang kann er sich zusätzlich per Mausklick im Kontextmenü in einem separaten Fenster anzeigen lassen.
Die in DokuBit DMS integrierte Workflow-Funktionalität ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und schnelle Reklamationsbearbeitung oder Bearbeitung der Serviceeinsätze. Sie können sowohl mehrstufige als auch einfache spontane Arbeitsabläufe abbilden. Mit Funktionsstempeln quittieren die Mitarbeiter die Erledigung eines Bearbeitungsschrittes. Dadurch wird der Vorgang automatisch an die nächste im Ablauf vorgesehene Stelle weitergeleitet.
In einem separaten elektronischen Ordner können Sie sich über alle Reklamationsvorgänge nach Status oder Kunde sortiert informieren.
DokuBit hilft Ihnen auch beim Vertragsmanagement. Sie haben die Möglichkeit, bei Ablage eines Vertrages eine automatische Benachrichtigung einzurichten, um Kündigungsfristen, stillschweigende Verlängerungen etc. nicht mehr zu verpassen. Sie müssen lediglich einige Details wie den Vertragspartner, die Laufzeit und die Kündigungsfrist und gegebenenfalls die Vertragsart ergänzen. DokuBit DMS übernimmt den Rest für Sie.
Haben Sie eine automatische Benachrichtigungs-Funktion eingerichtet, so erhalten Sie alle Verträge automatisch termingerecht auf Ihren elektronischen Schreibtisch und zusätzlich als E-Mail mit einem Link zum Dokument, der Ihnen das Dokument direkt in DokuBit DMS öffnet. Sie sehen nicht nur alle wichtigen Daten zum Vertrag, sondern den vollständigen Vertrag selbst, um z.B. mit Ihrem Vertragspartner telefonisch auch kleinste Details klären zu können.
Mit Hilfe von DokuBit DMS können Sie Notizen und Anmerkungen zu dem jeweiligen Vertrag direkt in der entsprechenden Passage anbringen, ohne dabei das Original zu verändern.
Neue Verträge werden einfach in DokuBit DMS abgelegt/ eingescannt. Sie geben den Vertragspartner an, die Laufzeit und die Kündigungsfrist (Tage, Monate, Jahre) sowie eine etwaige stillschweigende Verlängerungsfrist und ggf. auf Wunsch die Vertragsart (PKW-Leasing, Telefon, Wartung usw.).
Zusätzlich habe Sie die Möglichkeit, beim Einscannen eines Vertrages den verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen, der Einsicht in den Vertrag erhalten soll, bzw. der für den jeweiligen Vertrag verantwortlich ist.
Wenn Sie noch Fragen haben zum digitalen Vertragsmanagement stehen wir Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.
Der erfolgreichen Wissensverwaltung kommt einer immer größeren Bedeutung zu. Damit einmal erworbenes Wissen auch nachhaltig eingesetzt und bewahrt werden kann, muss einiges an Aufwand betrieben werden. Das DokuBit Archiv erleichtert diese Arbeit enorm und ermöglicht mit seinen vielfältigen Funktionen ein effektives Wissensmanagement.
Archivieren Sie relevante Artikel und Dokumente
Nutzen Sie das DokuBit Archiv zur Aufbewahrung von relevanten Dokumenten, Artikeln, Abhandlungen und Fachzeitschriften. Archivieren Sie digitale Dokumente oder scannen Sie Wichtiges zur dauerhaften Aufbewahrung ein.
Verbreiten Sie Ihre Wissensbasis unter Ihren Mitarbeitern
Die zentrale Archivierung ermöglicht die einfache Verbreitung von Wissen in Ihrer gesamten Organisation. Relevante Dokumente können so von allen Mitarbeitern dezentral von ihrem Arbeitsplatz aus zugegriffen werden. Zugleich können Sie DokuBit nutzen, um Ihre Mitarbeiter direkt über relevantes, neues Wissen in der Datenbank zu informieren.
Wissen verfügbar halten dank effektiver Suchfunktion
Mit der DokuBit-Suche finden Sie relevantes Wissen zu wichtigen Themengebieten schnell und problemlos. Mittels der Verschlagwortungfunktion von DokuBit können Sie Ihre Wissensbasis selbst in für Sie wichtige Kategorien einteilen. So bleibt Ihr Wissensarchiv immer gut strukturiert. Zusätzlich finden Sie mit der Volltextsuche leicht relevante Texte zu jedem Thema.
Dauerhafte Sicherheit
Im digitalen DokuBit Archiv ist Ihr Wissen dauerhaft und sicher aufgehoben. Nicht nur ist dank der Archivierungmethode ein Wissensverlust praktisch ausgeschlossen, Ihr Wissen ist dank der DokuBit Sicherheitstechnik auch vor Manipulation oder Diebstahl von außen geschützt.
Aufgrund des hohen Sicherheitsstandards, den DokuBit bietet, können Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital archivieren. Die Daten sind optimal vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Die Dokumente werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Auch Administratoren haben so keinerlei Zugriffmöglichkeit auf sensible Dokumente außerhalb der DokuBit-Berechtigungs-Struktur. Der PC des Anwenders hat ohnehin weder direkten Zugriff auf die Datenbank noch auf die Dokumente.
Sie suchen komfortabel in der übersichtlichen Struktur einer elektronischen Personalakte. In Sekundenschnelle finden Sie beispielsweise alle Urlaubsanträge eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum.
Suchen Sie einen Mitarbeiter mit bestimmter Qualifikation? Mit nur wenigen Mausklicks finden Sie gezielt sämtliche in Ihrem System abgelegten Bewerbungen, die in ein Anforderungsprofil passen. Sie können Bewerbungen nach bestimmten Qualifikationen, dem Wohnort oder beliebigen anderen definierten Kriterien filtern.
Ob Sie nun nach bestimmten Kriterien suchen oder im kompletten Vollltext im Archiv der elektronischen Personalakte recherchieren, sämtliche Informationen stehen Ihnen unmittelbar auf Ihrem digitalen Schreibtisch zur Verfügung.
DokuBit DMS eignet sich hervorragend zur Organisation und Verwaltung Ihrer Managementsystem-Dokumentation. Vorhandene Dokumente – in Papierform oder als Datei beliebigen Formats – können übernommen werden. Dokumente, wie Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen müssen nicht mehr manuell verteilt werden. Die Verteilung übernimmt DokuBit DMS. Dabei können verschiedene Berechtigungsstufen für verschiedene Bereiche oder sogar einzelne Dokumente vergeben werden.
Durch die integrierte und automatische Versionsverwaltung erhält jeder Mitarbeiter automatisch die aktuelle Revision eines Dokuments. Die Historie des Dokuments kann von Mitarbeitern mit der entsprechenden Berechtigung verfolgt werden.
Der Anwender kann auf der einen Seite gezielt in der Struktur des Handbuchs nach Dokumenten und auf der anderen Seite sowohl nach Schlagworten als auch im Volltext suchen. Durch die Integration von MS-Word oder MS-Office, ergibt sich hier eine Komplettlösung für Ihr Managementsystem – ohne zusätzliche Software und ohne zusätzliche Kosten.
Prüfzeugnisse und Chargenprotokolle
Chargenprotokolle und Prüfzeugnisse müssen aus Produkthaftungsgründen häufig lange Zeit über die Auslieferung des letzten Produktes einer Serie hinaus aufbewahrt werden. Mit DokuBit DMS finden Sie alle Dokumente problemlos über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.
Auch hier kann die in DokuBit DMS integrierte Automation helfen, Suchkriterien automatisch zu vervollständigen. Über einen Abgleich mit den Daten eines ERP-/PPS-Systems „findet“ DokuBit zur Bestellnummer und zum Lieferanten.
In KFZ-Reparaturwerkstätten ist es besonders wichtig, alle Dokumente, Gutachten und Fotos zu einem Schadenfall zusammen und sofort im Zugriff zu haben. So können Sie Informationen schnell und unkompliziert mit Versicherungen, Gutachtern und Kunden austauschen.
Dokumente müssen nicht erst eigens digitalisiert werden, um per E-Mail an einen Kunden oder eine Versicherung geschickt werden zu können. Sie liegen bereits elektronisch vor und können bei Bedarf direkt aus dem Archiv versendet werden.
Erteilen Sie ausgewählten Geschäftspartnern und Kunden direkten Zugriff auf relevante Dokumente. Mit dem Einsatz von DokuBit Mobil ermöglichen Sie Ihren Kunden eine Übersicht über Abläufe und Stati ihrer Aufträge.
Senden Sie mit einem Tablet oder Smartphone Fotos eines Schadens direkt in die Schadenakte. Reparaturwerkstätten nutzen diesen Dienst, um Fotos eines Schadens direkt in der jeweiligen Schadenakte abzulegen.
Eine Firmenzentrale hat Zugriff auf die Daten der Filialen. Die Filialen können (bei Bedarf und von der Zentrale eingeräumten Berechtigungen) untereinander auf Schadenakten zugreifen.
Bei dieser Anwendung kommt eine besondere Funktionalität von DokuBit DMS zur Geltung. Zu großen Bilddokumenten erzeugt DokuBit DMS automatisch kleine „handliche“ Bilder, die über die Qualität einer simplen Vorschau weit hinausgehen, um bei Lösungen mit niedriger Bandbreite für kurze Download-Zeiten zu sorgen. Beim Öffnen oder beim Versand per E-Mail werden die Bilder wieder in ihrer Originalgröße geladen.
DokuBit DMS erleichtert die Suche nach Dokumenten. Das Anfertigen und Ablegen von Kopien entfallen. Versenden Sie Dokumente direkt aus DokuBit DMS heraus via E-Mail. Auf Knopfdruck haben Sie Zugriff auf alle älteren Versionen eines Dokuments.
Archivieren Sie MS-Word-, Powerpoint-, PDF- und Excel-Dateien direkt in DokuBit DMS; wahlweise im Originalformat oder als unveränderbare revisionssichere Kopie.
Suchen Sie nach einem bestimmten Schreiben und der dazu angefallenen Korrespondenz? Mit einer Suchanfrage haben Sie sofort alle notwendigen Unterlagen auf Ihrem digitalen Schreibtisch, als Fax oder per E-Mail in Ihrem Postfach parat. Sie suchen nicht nur nach Dateinamen und Inhalt sondern gezielt im Betreff, nach Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen oder beliebigen Kriterien.
Die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen ist gerade im Bereich Logistik und Transport von besonderer Wichtigkeit.
Meist wird nach Sendungs-, POD-, Tour- oder Rollkartennummer abgelegt. Bei der Erstellung von Versanddokumenten wird in der Regel ein Barcode erzeugt, der alle wichtigen Informationen enthält.
Lassen Sie DokuBit alle Informationen, die der Barcode enthält, um weitere wichtige Merkmale wie Kundennummer, Name, Lieferanschrift, Ort etc. ergänzen. Das spart Ihnen viel Zeit und Aufwand.
Legen Sie Ihre technischen Zeichnungen direkt in DokuBit ab. Sie können dann zwischen CAD-Anwendungsformat, TIFF oder PDF wählen.
Dadurch haben auch Mitarbeiter Zugriff auf technische Zeichnungen, denen kein CAD-System an Ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Bei der Einführung eines Dokumenten-Managementsystems kann es sinnvoll sein, alte Zeichnungen und Konstruktions-unterlagen von einem Scandienstleistungs-Unternehmen digitalisieren zu lassen.
Die Archivierung erfolgt dann über eine Projekt, Teile- oder Zeichnungsnummer. DokuBit ergänzt beim Import automatisch die Suchkriterien um weitere zuvor definierte Begriffe. Die integrierte OCR und der Volltextdienst stellen darüber hinaus den gesamten Inhalt der Zeichnungen und Dokumente für die spätere Suche bereit.
Auftragsverwaltung und Auftragsmappen
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Dokumente, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt und in DokuBit DMS archiviert werden, ordnet DokuBit DMS automatisch dem Auftrag oder der Bestellung zu.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, so reicht die Eingabe der Vorgangsnummer nach dem Scannen und DokuBit DMS ergänzt vollautomatisch die Suchkriterien um den Kundennamen, den Lieferantennamen oder sonstige vorher definierte Merkmale.
Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederarchiv
Archivieren und indexieren Sie vollautomatisch alle ausgehenden Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die in Ihren führenden Systemen (ERP, FIBU, CRM, Branchenlösungen, Textverarbeitung) erstellt wurden, sofort beim Ausdruck. Das Anfertigen einer Kopie erübrigt sich, da DokuBit DMS die Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert.
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag oder zur Bestellung automatisch.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, eignet sich die Funktion des Stapelscannens hervorragend zur Verarbeitung großer Belegmengen. Scannen Sie Ihre Belege oder Belegstapel zunächst ein. Anschließend können Sie die Belege entweder einzeln oder im Stapel validieren, d.h. die Dokumente bestehenden EDV-Stammdaten zuordnen. Obwohl Sie im Indexfeld z.B. lediglich eine Auftragsnummer eintragen, ist später eine Suche im Volltext und nach allen vorhandenen Kunden-Stammdaten, wie Kundennummer, Kundenname, Ort, PLZ usw. möglich.
Setzen Sie dieses Werkzeug z.B. auch zur Verwaltung von kunden- oder lieferantenspezifischen Archiven ein. Innerhalb einer Kundenakte können Sie so Vorgängen (Aufträge, Projekte, etc.) „zusammenfassen“.
Auch die direkte Anbindung an bestehende Auftragsdaten aus PPS-/ERP-Systemen ist möglich.