DokuBit - das Basismodul
Digitale Notizen
Wozu digitale Notizen in DokuBit?
In der digitalen Ära sind Dokumentenmanagementsysteme wie DokuBit unerlässlich geworden, denn sie schaffen Ordnung und Effizienz in umfangreichen Datenmengen. Doch was macht ein solches System wirklich wertvoll? Nun, es sind die Feinheiten, die es von herkömmlichen Speicherlösungen unterscheiden. Ein solches Merkmal in DokuBit ist die Fähigkeit, digitale Notizen sowie auch Markierungen und andere Formen direkt auf ein Dokument zu setzen. Warum ist diese Funktion so bedeutend?Verbesserte Interaktion mit Inhalten
Digitale Notizen ermöglichen es Benutzern, ihre Gedanken und Reaktionen sofort festzuhalten, sobald sie durch ein Dokument navigieren. Dies fördert dadurch ein tieferes Verständnis und eine bessere Erinnerung an den Inhalt.Effiziente Überarbeitung
Durch Markierungen, Linien, Pfeile und andere Formen können bestimmte Bereiche eines Dokuments hervorgehoben oder betont werden. Zudem erleichtert dies die Kommunikation zwischen Teams, insbesondere wenn Korrekturen oder Änderungen erforderlich sind.Personalisierte Inhalte
Jeder Mensch denkt und verarbeitet Informationen anders. Daher können mit den Anmerkungstools von DokuBit Benutzer ein Dokument so gestalten, dass es ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.Zeitersparnis
Statt separate Dokumente mit Anmerkungen und Kommentaren zu erstellen, können Benutzer direkt im ursprünglichen Dokument arbeiten. Dies reduziert somit die Komplexität und spart wertvolle Zeit.Konsistente Archivierung
Mit digitalen Notizen und Markierungen bleiben alle zugehörigen Informationen an einem Ort. Deswegen erleichtert dies das Auffinden und Überprüfen von Informationen zu einem späteren Zeitpunkt.Abschließend ermöglicht die Integration von Anmerkungstools in DokuBit nicht nur das Speichern von Dokumenten, sondern auch das Hinzufügen von wertvollen Kontexten und Einsichten. Dies steigert folglich den Nutzen des Systems erheblich und macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen.
Anmerkungen und digitale Notizen
Zur Anfertigung von digitalen Notizen und Anmerkungen steht Ihnen eine Vielzahl von Bearbeitungswerkzeugen zur Verfügung. Ergänzen Sie Ihr Dokument mit Markierungen durch Textmarker oder fügen Sie Text, Pfeile, Formen und Linien hinzu. Sie können auch Stempel auf einem Dokument anbringen, zum Beispiel: „genehmigt“ oder „zur Kenntnis genommen“.
Sie können Ihre Notizen und Anmerkungen ausblenden, so dass Sie das Originaldokument zu jeder Zeit unverändert darstellen und ohne Ihre Bearbeitungsvermerke weiterleiten können.
Neue Versionen von Dokumenten
Erstellen Sie neue Versionen vorhandener Dokumente oder legen Sie neue Versionen externer Dokumente (Konformitätserklärungen, Prüfzeugnisse, …) ab. Sie können eine neue Version eines Dokuments in Ihrem persönlichen DokuBit Arbeitsbereich solange bearbeiten wie Sie wollen oder es zu Bearbeitung an einen Arbeitskollegen weiterleiten oder gemeinsam bearbeiten (Neudeutsch: „teilen“). Erst wenn Sie die neue Version freigeben, können alle Anwender auf das Dokument zugreifen.
DokuBit kann automatisch alle Anwender benachrichtigen, die auf eine ältere Version des jeweiligen Dokumentes zugegriffen haben. Der Anwender erhält dann automatisch eine E-Mail mit einem Link zum entsprechenden Dokument.