DokuBit - das Basismodul
DMS Workflows
Dein Postfach
Wenn du DokuBit nutzt, hast du dein eigenes Postfach. Dort findest du alle Dokumente, die du anschauen oder bearbeiten sollst. Jedes Mal, wenn ein neues Dokument in dein DokuBit Postfach kommt, schickt DokuBit auch eine E-Mail an dich. In dieser E-Mail ist ein Link zum Dokument.
Mit einem einfachen Stempel kannst du zeigen, dass du einen Schritt erledigt hast. Danach startet der nächste Schritt des DMS Workflows automatisch. Abhängig davon, wie alles organisiert ist, bewegt sich das Dokument vielleicht auch in das Postfach von jemand anderem, der als nächstes dran ist.
Stell dir vor, du bekommst Post. Diese Post landet dann in deinem Postfach, sodass du nichts vergisst. Wenn du mal nicht da bist, geht die Post an deinen Ersatz weiter. Alles ist elektronisch und einfach.
Wenn es an dir ist, schaust du dir alles an und machst deine Notizen direkt auf dem Dokument. Es gibt viele einfache Werkzeuge dafür. Du kannst Notizen machen, Texte hervorheben oder Zeichen setzen. Auch bei E-Mails oder PDFs, die in DokuBit gespeichert sind, kannst du das machen.
Basismodule
Ad hoc DMS Workflows und komplexe Arbeitsabläufe
In DokuBit kannst du unterschiedliche Arten von Arbeitsabläufen starten. Das kann ein einfacher, schneller Ablauf sein oder ein komplizierterer mit vielen Schritten und Entscheidungen.
Denk mal dran: Eine hohe Rechnung über 500,- Euro nimmt einen anderen Weg als eine kleinere Rechnung.
Oder noch ein Beispiel: Bei DokuBit gibt es unterschiedliche Wege, wie Rechnungen bearbeitet werden. Einige Rechnungen landen in DokuBit Rechnung, während andere im anderen System (z.B ERP) bearbeitet werden.
Wenn du einen Schritt erledigt hast, kann das andere Dinge in Bewegung setzen. Stell dir vor, du beendest eine Wartungsaufgabe, und automatisch wird die nächste Wartung in 3 Monaten eingetragen.
Ein anderes Beispiel: Wenn Mitarbeiter A einen Lieferschein prüft, geht die zugehörige Eingangsrechnung automatisch an Mitarbeiter B. Es ist alles miteinander verbunden und macht die Arbeit einfacher.